Kto jest zobowiązany zapłacić zaległe składki ZUS

Pracodawca, jako płatnik składek, jest zobowiązany do zapłaty zaległych składek ZUS, nawet jeśli część z nich powinna zostać sfinansowana przez pracownika. W przypadku wykrycia nieprawidłowości podczas kontroli ZUS to właśnie pracodawca musi skorygować dokumentację i uregulować zaległości. W niektórych sytuacjach może jednak dochodzić od pracownika zwrotu części opłaconych składek. Sprawdź, kto odpowiada za zaległe składki ZUS, kiedy pracownik może zostać zobowiązany do ich zwrotu i jakie obowiązki ciążą na pracodawcy po kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Czy pracodawca musi zapłacić zaległe składki ZUS wykryte podczas kontroli?

W zakładzie pracy miała miejsce kontrola prawidłowości i rzetelności obliczania oraz odprowadzania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Niestety przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości, w wyniku których zaniżono stosowne składki o łączną kwotę kilkudziesięciu tysięcy złotych. Pracodawca zastanawia się teraz, kto powinien zapłacić te zaległości do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Czy pracownik powinien partycypować w tym obowiązku zapłaty? Przecież składki na ubezpieczenie obciążają także pracownika.

Kto zgodnie z przepisami odpowiada za odprowadzanie składek do ZUS?

Przed udzieleniem odpowiedzi na te pytania należy przybliżyć obowiązujące w chwili obecnej przepisy prawa pracy regulujące zasady odprowadzania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zgodnie z art. 4 §pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pracodawca jest płatnikiem składek w stosunku do pracowników i osób odbywających służbę zastępczą oraz jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tej osoby ubezpieczeniami społecznymi, w tym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku macierzyńskiego, z wyłączeniem osób, którym zasiłek macierzyński wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z kolei zgodnie z art. 36 ust. 1 i 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, a obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych należy do płatnika składek.

Kto finansuje składki na ubezpieczenia emerytalne pracowników?

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych składki na ubezpieczenia emerytalne pracowników finansują z własnych środków, w równych częściach, ubezpieczeni i płatnicy składek. Zgodnie z art. 16 ust. 1b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych składki na ubezpieczenia rentowe osób, o których mowa w ust. 1 i 1a, finansują z własnych środków, w wysokości 1,5% podstawy wymiaru ubezpieczeni i w wysokości 6,5% podstawy wymiaru płatnicy składek. Zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych składki na ubezpieczenie chorobowe pracowników podlegających temu ubezpieczeniu finansują w całości, z własnych środków, sami ubezpieczeni. Z kolei zgodnie z art. 16 ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników finansują w całości, z własnych środków, płatnicy składek.

Kto odpowiada za odprowadzanie składek do ZUS?

Zgodnie z art. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe za ubezpieczonych będących pracownikami obliczają, rozliczają i przekazują co miesiąc do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w całości płatnicy składek. Płatnicy składek obliczają części składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe finansowane przez ubezpieczonych i po potrąceniu ich ze środków ubezpieczonych przekazują do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Mając powyższe przepisy na uwadze, należy wskazać, iż konsekwencje za nieprawidłowe pobieranie i odprowadzanie składek na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ponosi płatnik, czyli pracodawca, który wypłaca pracownikom wynagrodzenie. Dotyczy to zarówno części składek opłacanych przez pracodawcę, jak i tych, które należy potrącić z wynagrodzenia pracownika. To do obowiązku płatnika składek należy potrącenie z wynagrodzenia pracownika stosownej części składki.

Kto musi zapłacić zaległe składki ZUS po kontroli?

Podmiotem zobowiązanym do zapłaty zaległych składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest płatnik tych składek, którym zgodnie z cytowanymi powyżej przepisami jest pracodawca. Wszelkie obowiązki dotyczące obliczania, rozliczania oraz opłacania należnych składek, a także potrącania z dochodów pracowników tych ich części, które są przez nich finansowane, spoczywają bowiem zgodnie z obowiązującymi przepisami jedynie na pracodawcy będącemu płatnikiem składek.  Pracownik co prawda podlega ubezpieczeniom, jednakże obowiązujące przepisy nie nakładają na niego żadnych obowiązków w zakresie rozliczania składek odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Powyższe zasady mają także zastosowanie w sytuacji, gdy obowiązek zapłaty składek powstał na mocy decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wydanej w wyniku przeprowadzonej kontroli i dotyczy zaległych składem za okres przeszły.

Jakie obowiązki mają pracodawca i pracownik w zakresie zaległych składek ZUS?

Pracodawca jako płatnik składek jest zatem zobowiązany do dokonania korekty dokumentacji rozliczeniowej oraz uiszczenia brakującej składki. Obowiązujące przepisy w takiej sytuacji nie uprawniają pracodawcy do żądania od pracowników zwrotu tej części składek, która winna być przez pracowników sfinansowana.

Czy pracodawca może żądać od pracownika zwrotu zaległych składek ZUS?

W związku z brakiem przepisów regulujących taką sytuację prawną, należy sięgnąć do orzecznictwa Sądu Najwyższego. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego wydaną w sprawie o sygn. akt III PZP 6/13 w dniu 05 grudnia 2013 roku płatnik może domagać się od pracowników zwrotu opłaconej za nich części składek, którą powinni sami sfinansować na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. W takim wypadku pracownicy otrzymywali bowiem zawyżoną wypłatę – ich wynagrodzenie nie zostało pomniejszone o stosowną składkę na ubezpieczenie. Stan bezpodstawnego wzbogacenia pojawia się z chwilą zapłaty przez płatnika – pracodawcę – składek w interesie podatnika – pracownika. Jeżeli bezpodstawne wzbogacenie polegało na zaoszczędzeniu określonych wydatków (zapłaty składek), to zobowiązany do zwrotu nie może skutecznie bronić się zarzutem utraty lub zużycia tej korzyści w taki sposób, że nie jest już wzbogacony. Należy jednakże wskazać, iż z uwagi na to, że obowiązek zapłaty przez pracownika na rzecz pracodawcy składki w części obciążającej pracownika nie jest wprost uregulowany w przepisach prawa, ustalenie w zakresie obowiązku tej zapłaty może być każdorazowo przedmiotem rozważań sądu.

Kiedy pracodawca może dochodzić zwrotu składek od pracownika?

Pracodawca może dochodzić zwrotu skłądek od pracownika, gdy:

1. gdy pracownik otrzymał zawyżone wynagrodzenie,
2. gdy nie potrącono z pensji części składek finansowanych przez pracownika,
3. gdy doszło do bezpodstawnego wzbogacenia,
4. gdy roszczenie znajduje uzasadnienie w okolicznościach konkretnej sprawy i może zostać potwierdzone przez sąd.

FAQ – najczęstsze pytania o spłatę zaległych składek ZUS pracownika

Kto odpowiada za zaległe składki ZUS?

Za zapłatę zaległych składek wobec ZUS odpowiada pracodawca jako płatnik składek.

Czy ZUS może żądać zapłaty zaległych składek od pracownika?

Nie. ZUS kieruje swoje roszczenia do płatnika składek, czyli pracodawcy.

Czy pracodawca może odzyskać od pracownika część zapłaconych składek?

Tak, pracodawca może odzyskać od pracownika część zapłaconych składek, ale wyłącznie w określonych sytuacjach, najczęściej na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Co zrobić po otrzymaniu decyzji ZUS o zaległościach?

Po otrzymaniu decyzji ZUS o zaległościach należy przeanalizować decyzję, przygotować korekty dokumentów i uregulować należności.

Czy pracownik odpowiada za błędy księgowe pracodawcy?

Pracownik nie odpowiada za błędy księgowe pracodawcy. Obowiązki związane z obliczaniem i odprowadzaniem składek spoczywają na pracodawcy.

Czy pracodawca musi zapłacić odsetki od zaległych składek?

Tak, jeżeli zaległość powstała i nie została uregulowana w terminie, mogą zostać naliczone odsetki za zwłokę.