Unijne regulacje dotyczące ochrony danych osobowych wymusiły na polskich przedsiębiorcach dostosowanie zasad ochrony danych osobowych do europejskich standardów. Dlaczego warto powierzyć wdrożenie skomplikowanych procedur RODO adwokatowi dla firm?
- RODO – czym jest?
- Jakie obowiązki nakłada RODO na przedsiębiorców?
- Co należy rozmieć pod pojęciem obsługi prawnej firm w zakresie RODO?
- Na czym polega obsługa prawna przedsiębiorców dotycząca RODO?
- Jakie kary za naruszenie RODO przewiduje prawo?
RODO – czym jest?
Popularny już skrót RODO dotyczy unijnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego, w którym zawarte zostały przepisy oraz wytyczne w kwestii ochrony danych osobowych osób fizycznych w zakresie ich przetwarzania oraz swobodnego przepływu. Regulacje dotyczą wszystkich podmiotów przetwarzających dane osobowe, zarówno dużych spółek jak i przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Obowiązek ochrony danych obejmuje wszystkie informacje, które pozwalają na identyfikację osoby. Są to nie tylko imię, nazwisko oraz numer PESEL lecz również min. wizerunek osoby lub zapis foniczny utrwalający jej głos.
Jakie obowiązki nakłada RODO na przedsiębiorców?
Katalog obowiązków w zakresie wdrażania procedur RODO przez przedsiębiorców jest rozległy, jednak rozporządzenie nie zawiera szczegółowych wymogów technicznych dotyczących wdrożenia procedur. Akt prawny pozostawia sporo swobody w interpretacji wytycznych, co w wielu przypadkach może stanowić problem dla przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić swoją działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Warto więc rozważyć obsługę prawną firm w przedmiocie RODO. W zakresie obowiązków pracodawcy pozostaje min. wdrożenie procesu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, budowa projektu ochrony prywatności z uwzględnieniem ryzyka. Należy wprowadzić w życie, adekwatne do potrzeb, środki organizacyjne oraz techniczne, które pozwolą na przetwarzanie wyłącznie takich danych, które są niezbędne do osiągnięcia konkretnych celów. Przedsiębiorca musi uzyskać zgodę osób fizycznych na przetwarzanie danych, zastosować odpowiednie zabezpieczenia ich przetwarzania. Obowiązkiem prowadzącego działalność pozostaje również przeszkolenie personelu, który bezpośrednio ma do czynienia z przetwarzanymi informacjami oraz wdrożenie procedur zgłaszania epizodów naruszenia ochrony danych.
Co należy rozmieć pod pojęciem obsługi prawnej firm w zakresie RODO?
Sposób ochrony danych osobowych jest uzależniony od rodzaju prowadzonego biznesu, powinien zostać dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy. Profesjonalna obsługa prawna dla firm w przedmiocie RODO gwarantuje pełen zakres usług dotyczących kompleksowego dostosowania procedur do obowiązujących przepisów. To doradztwo, porady prawne przeznaczone zarówno dla małych firm jak i obsługa prawna dużych spółek. To pomoc prawna prawników specjalizujących się w regulacjach dotyczących RODO polegająca min. na opracowaniu i wdrażaniu konkretnych, dopasowanych do potrzeb określonej działalności procedur w tym zakresie.
Na czym polega obsługa prawna przedsiębiorców dotycząca RODO?
Pomoc prawna RODO przeznaczona dla przedsiębiorców uwzględnia całokształt dotychczasowych rozwiązań wykorzystywanych w obsłudze podmiotów gospodarczych. Prawnik dla firm korzysta nie tylko z merytorycznej wiedzy, ale również ze swojego doświadczenia i kompetencji.
Kompleksowy proces przygotowania przedsiębiorstwa do przepisów unijnych, dotyczących ochrony danych osobowych, powinien rozpoczynać się audytem prawnym, podczas którego adwokaci dokonują wnikliwej analizy całokształtu działalności badanego podmiotu oraz zgodności przechowywania i przetwarzania danych z obowiązującymi przepisami. Ocenie podlegają kwestie procesów przetwarzania danych osobowych zatrudnionych pracowników, kontrahentów oraz klientów firmy, wszelkie dokumenty, które zawierają takie informacje. W finalnym etapie audytu zostaje sporządzona kompletna dokumentacja pozwalająca na wdrożenie procesów zgodnych z unijnymi standardami i wzorcami.
Wprowadzenie RODO w życie w przedsiębiorstwie musi zostać poprzedzone analizą ryzyka, która polega na weryfikacji infrastruktury teleinformatycznej i sprawdzeniu zabezpieczeń wykorzystywanego oprogramowania. Zastosowane środki techniczne oraz zabezpieczenia fizyczne muszą być adekwatne do prowadzonego biznesu. Prawnicy RODO współpracują z profesjonalnymi firmami teleinformatycznymi, których zadaniem jest wybór odpowiednich programów oraz aplikacji służących do ochrony danych osobowych.
Pomoc prawna dla firm w RODO polega na przygotowaniu dokumentacji zawierającej zasady polityki bezpieczeństwa, klauzulę informacyjną, rejestr czynności przetwarzania oraz katalog naruszeń. W ramach obsługi firm prawnicy przeprowadzają szkolenia dla pracowników w przedmiocie ochrony danych osobowych. Służą również merytorycznym wsparciem i poradami prawnymi RODO po zakończeniu wprowadzania w życie unijnych regulacji.
Jakie kary za naruszenie RODO przewiduje prawo?
Zaniechanie dostosowania zasad ochrony osobowych do obowiązującej litery prawa może skutkować administracyjnymi i karnymi sankcjami. Nieprzestrzeganie przepisów jak np. brak prowadzenia rejestru czynności przetwarzania daje organowi nadzorczemu (Urząd Ochrony Danych Osobowych) możliwość nałożenia kar pieniężnych w wysokości 10 000 000 euro lub do 2% całkowitego rocznego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Za niedotrzymanie warunków wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych można liczyć się z karą nawet 20 000 000 euro lub do 4% całkowitego rocznego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Surowe sankcje również przemawiają za właściwym i rzetelnym wprowadzeniem RODO do firmy w czym może pomóc wyspecjalizowany w tej dziedzinie adwokat.
